Die See ist ruhig und weit und breit ist keine Klippe zu sehen. Wir beginnen unseren Gesamtabschluss, indem wir die Jahresabschlussdaten der Betriebe einsammeln. Jeder Betrieb des kommunalen Konzerns liefert uns also

• eine Summen-/Saldenliste, die für jedes Konto der Bilanz und der Ergebnisrechnung den Jahresendsaldo ausweist,

• einen Anlagenspiegel, der für jedes Anlagenkonto die wertmäßige Entwicklung darstellt,

• einen Forderungsspiegel und einen Verbindlichkeitenspiegel, der für alle Forderungs- und Verbindlichkeiten-Konten die Fälligkeiten (kurz-, mittel- oder langfristig) zeigt.

Diese Daten gewinnen die Betriebe als Excel-Dateien aus ihrem jeweiligen Finanzverfahren. Die Software ist in zweierlei Hinsicht gefordert:

• Die Zahlenwerke der Betriebe beziehen sich auf deren Kontenplan – also nicht auf unseren Positionenplan. Die Konten müssen also in Positionen „übersetzt“ werden. Hierfür haben wir uns bereits im Hafen von Kai-City mit den notwendigen Kontenübersetzungstabellen ausgerüstet. Diese haben wir in die Software eingespielt, sodass die Übersetzung automatisch ablaufen kann.

• Wir haben bisher noch gar nicht darüber gesprochen, wie die von den Betrieben zu liefernden Excel-Dateien aufgebaut sein sollen. Das hängt ja auch sehr davon ab, was die Finanzverfahren der Betriebe im Einzelnen so „hergeben“.

  Idealerweise ist die Software in der Lage, die Daten aus (nahezu) beliebig aufgebauten Excel-Dateien zu übernehmen. Dazu legen wir Transformationsregeln an, die beschreiben, wie die Daten der vom Betrieb zu liefernden Excel-Dateien zu lesen sind.

So weit – so gut. Und wo ist die Klippe?

Nun ja, die Klippe ist erst auf den zweiten Blick erkennbar (und gerade deshalb gefährlich). Haben uns die Betriebe wirklich die Daten gegeben, die ihren testierten Jahresabschlüssen entsprechen? Und sind die Konten auch wirklich richtig in die Positionen unseres Konzern-Kontenplans übersetzt worden?

Wir sollten uns auf jeden Fall davon überzeugen, indem wir die gemeldeten Zahlen mit den gedruckten und testierten Jahresabschlüssen vergleichen. Sie meinen, das sei nicht nötig? Dann machen wir mal die Probe auf’s Exempel und schauen genauer hin! Wieso stimmen die Rückstellungen zwischen Bilanz und Summen-/Saldenliste nicht überein? Ach ja: der Wirtschaftsprüfer des Betriebs hat „in letzter Minute“ noch Hand angelegt.

Mit einer guten Softwarelösung können wir die Abstimmung in unser Pflichtprogramm aufnehmen: Wir übernehmen im ersten Schritt immer die „Eckwerte“ (Bilanzsumme, Summe Anlagevermögen etc.) aus dem gedruckten Jahresabschluss. Durch den automatischen Abgleich mit dem gemeldeten Zahlenwerk werden Abweichungen sofort offenbar.

Aber sind die von den Betrieben gelieferten Zahlenwerke auch „in sich” plausibel? Stellt beispielsweise der Anlagenspiegel tatsächlich die Entwicklung des Anlagevermögens von Jahresanfang bis Jahresende dar? So mancher hat sich schon gewundert, auf welche Unstimmigkeiten ihn die Software „mit der Nase gestoßen“ hat.