Was Sie einmalig tun

Klar, dass die Software zunächst installiert werden muss. Auf diesen technischen Aspekt wollen wir hier nicht näher eingehen - das erledigt Ihr Administrator in telefonischer Abstimmung mit unserem Techniker (die beiden verstehen sich in der Regel blendend - und nach kurzer Zeit ist die Software betriebs-bereit).

Sodann geht es an die Grund-Einrichtung: Mandanten und Benutzer. Einen passenden Positionenplan hält die Software bereits vor. Sie legen die Konsolidierungsjahre und Perioden fest. Dann den Konzern und seine Teilkonzerne: Betriebe und Eigentumsverhältnisse zwischen den Betrieben, Konsolidie-rungsmethoden.

Wenn Sie die Daten zur Hand haben, ist alles fix drin.

Damit sind wir fürs erste arbeitsfähig und kommen zum Kern der Sache: Wir bauen uns ein "Konsolidierungs-Gerüst" für unseren Gesamtabschluss.

 

Ein Gerüst für unseren Gesamtabschluss

Verschiedene "Belegarten" gliedern die zu beschaffenden Informationen und bilden bereits einen groben Rahmen für den Gesamtabschluss. Sie werden durch das Programm automatisch angelegt.

 

Zuerst für die Betriebe:

K1 ("Kommunalbilanz 1").
Die Meldung der betrieblichen Grunddaten, übersetzt in die  Konten des Positionenplans:

  • Kontensalden,
  • Gewinnverwendung,
  • Anlagenspiegel,
  • Forderungsspiegel und
  • Verbindlichkeitenspiegel

KK 
Korrekturen der aus der Betriebs-Buchführung gemeldeten Werte. Wir meinen "echte"  Korrekturen für "echte" Fehler. Die gibt es gar nicht so selten.

Übrigens: Die Korrekturen sind natürlich Teil unserer Delta-Buchführung.

K2 ("Kommunalbilanz 2").
Anpassungen von Ansatz und Bewertung.

Dies sind ebenfalls Fälle für die Delta-Buchführung.

K3 ("Kommunalbilanz 3").
Aufdeckung und Abschreibung der Stillen Reserven.

Auch Delta-Buchführung.

 

Dann für den "Conzern":

C1
Beteiligungsbuchwerte der Betriebe - soweit diese an anderen Betrieben des Konzerns Beteiligungen halten.

C2
Konzerninterne Verrechnungen. Hier spielt "jeder gegen jeden" - in beiden Richtungen ("A gegen B" und "B gegen A").

Wechselseitig zu erheben sind

  • Forderungen,
  • Verbindlichkeiten,
  • Aufwendungen,
  • Aktivierungen ("aktivierte Eigenleistung auf Konzern-Ebene"),
  • Erträge sowie
  • Korrekturen zu diesen Meldungen (als Bestandteil der Delta-Buchführung)

Bei den Belegarten K1, K3 und C1 ist alles übersichtlich: Für jeden Betrieb (soweit betroffen) gibt es einen Beleg. Den legt das Programm automatisch an.

Bei KK, K2 und C2 sind wir uns nicht so sicher:

  • Welche Sachverhalte könnten für die Anpassung von Ansatz und Bewertung von Bedeutung sein? Welche wollen / müssen wir berücksichtigen?
    Was ist beispielsweise mit den Nutzungsdauern? Und was mit den Rückstellungen für die Altersversorgung oder für die unterlassene Instandhaltung?
  • Welche Sachverhalte liegen den konzerninternen Liefe-rungen und Leistungen zugrunde?
    Spontan fallen uns die Stromlieferungen des Stadtwerks ein - diese betreffen sicher alle Betriebe. Aber es gibt vermutlich noch eine ganze Reihe weiterer Sachverhalte, die weniger offensichtlich sind.

Hierzu müssen wir im Konzern also "Grundlagenforschung" betreiben. Mit den Betrieben sprechen. Das kann länger dauern und "echt aufwändig" werden.

Die gefundenen Konsolidierungs-Sachverhalte notieren wir in der Software - und zwar vollständig. Wenn wir wollen (und wenn es zur Übersichtlichkeit beiträgt) können wir sie hierarchisch gliedern. Für die Anpassung von Ansatz und Bewertung (Belegart K2) zum Beispiel so:

 

00101 Anpassung im Anlagevermögen
00101.01 Anpassung von Nutzungsdauer
00101.01.W Anpassung von Nutzungsdauern der Verwaltungsgebäude
00101.01.F Anpassung von Nutzungsdauern der Fahrzeuge
00101.01.B Anpassung von Nutzungsdauern der Betriebsvorrichtungen
00101.02 Bruttoausweis von bezuschussten Vermögensgegenständen
00102 Ausweis von Forderungen und Verbindlichkeiten

 

Die Belegarten und die Sachverhalte bilden das Gerüst unseres Gesamtabschlusses. Sobald wir dieses haben, legen wir Belege an. Jeder Beleg bezieht sich auf einen Sachverhalt und einen Betrieb (bzw. bei der Belegart C2 auf einen Sachverhalt und ein Betriebs-Paar). Damit dokumentieren wir: "Dieser Sachverhalt kommt in diesem Betrieb (oder für dieses Betriebs-Paar) vor".

 

Was bleibt uns übrig? Daten sammeln

Unser Konsolidierungs-Gerüst ist unsere Checkliste: Wir wissen jetzt genau, welche Zahlen wir für den Gesamtabschluss zusammen tragen müssen. Mit oder ohne Software eine vielfältige Arbeit.

Und natürlich: Differenzen aufklären. Sind die betrieblichen Meldungen stimmig? Warum passen sie nicht zum Vorjahr? Warum geht die Leistungsverrechnung zwischen Kulturbetrieb und Stadtwerk nicht auf?

 

Software hilft

Das Gerüst der Sachverhalte aufbauen, Belege anlegen, Daten sammeln, Daten abstimmen: Das ist der Kern unserer Arbeit für den Gesamtabschluss.

Der Einsatz einer leistungsfähigen Software kann uns diese Arbeit in vielerlei Hinsicht erleichtern:

  • Es beginnt mit den Grunddaten der Betriebe: Die Summen-Salden-Listen haben wir schnell zur Hand, auch in "elektronischer Form".
    Wir lesen sie mit Hilfe der Import-Funktion ein und haben so schon eine gute Ausgangsbasis für unser Rechenwerk.
  • Die Abstimmung: Wenn wir für einen Beleg alle Daten beisammen haben, melden wir diesen "fertig". Das Programm überprüft die formale Stimmigkeit. So sind wir sicher, dass alles zusammen passt.
  • Die Überwachung: Wie weit bin ich mit meinem Gesamt-abschluss?
    Aufgrund des Beleg-Prinzips haben wir den Stand jederzeit im Überblick: Sobald zu einem Sachverhalt alle Belege "fertig" sind, versieht das Programm diesen mit einem grünen Haken - "abgehakt".
    Der grüne Haken setzt sich auf die übergeordneten Sachverhalte, auf die Belegarten, auf den Gesamtabschluss im Ganzen fort.
    In der Dialog-Übersicht können wir jederzeit sehen, wo es "hakt" (beziehungsweise "noch nicht hakt"). Die Übersicht können wir nach Sachverhalten und nach Betrieben anzeigen.
  • Der Abschluss: Wenn unser Gesamtabschluss den grünen Haken trägt, können wir die Konsolidierungsperiode schließen. Damit ist alles "eingefroren".
    Natürlich kann es nachträgliche Korrekturen geben und wir müssen die Periode wieder öffnen. Damit alles ordentlich dokumentiert ist, zählt das Programm mit, zum wievielten mal die Periode abgeschlossen wurde. Dieser "Abschluss-Stand" ist auf allen gedruckten Auswertungen vermerkt.

 

Gesamtabschluss? Jederzeit!

Ob wir fertig sind oder nicht: Alle Auswertungen stehen uns jederzeit "per Knopfdruck" zur Verfügung. Als "offizielle" Auswertung mit dem entsprechenden Abschluss-Vermerk oder "nur so als Zwischen-Info".

Im Angebot sind

  • die Berichte des Gesamtabschlusses (Gesamtbilanz, Gesamt­ergebnisrechnung und was sonst noch dazu gehört),
  • Vergleichsrechnungen und Gegenüberstellungen,
  • Abstimm- und Überwachungsberichte,
  • Stammdatenprotokolle.

 

Das Doppik al dente!® - Kochbuch für
den kommunalen Gesamtabschluss >>