Der kommunale Konzern ist anders!
Vor allem ist er – im Unterschied zum privatwirtschaftlichen Konzern – nicht durchorganisiert. Im kommunalen Konzern gibt es keine einheitliche Rechtsgrundlage (hier Kommunalrecht, dort HGB), keine konzernweiten Rechnungslegungsvorschriften und keinen konzerneinheitlichen Kontenplan.
Auch die personelle Ausstattung ist eine andere als in der Privatwirtschaft. Sowohl in der Kommune selbst als auch in den Betrieben des kommunalen Konzerns muss der Gesamtabschluss häufig „im Nebenjob“ – neben dem laufenden Buchungsgeschäft – erledigt werden. Was im privatwirtschaftlichen Bereich gut funktioniert, darf also nicht kritiklos auf das kommunale Umfeld übertragen werden. Entscheidend für ein erfolgreiches Gesamtabschlussprojekt sind die richtige Orientierung, das praxisnahe Vorgehen und das kommunaltaugliche Werkzeug.
Die Meldung der betrieblichen Einzelabschlüsse
Aus gutem Grund verfolgen viele Kommunen den Ansatz, den Betrieben ihre Zuarbeit zum kommunalen Gesamtabschluss so einfach wie möglich zu machen. Aufwendig von Hand zusammengestellte Reporting Packages gelten als „uncool“.
Im ersten Schritt geht es um die Übernahme der Daten aus den betrieblichen Jahresabschlüssen. Idealerweise werden diese aus den Original-Reports des jeweiligen Finanzverfahrens gewonnen.
Die Anpassung von Ansatz und Bewertung
Im kommunalen Konzern gibt es keine einheitlichen Rechnungslegungs-Vorschriften. Daher besteht häufiger als im privatwirtschaftlichen Konzernabschluss die Notwendigkeit zur Anpassung der Bilanzansätze.
Der klassische, im privatwirtschaftlichen Konzern übliche Weg sieht vor, solche Anpassungen als „Rotstift-Korrektur“ durchzuführen und in den Folgejahren zu „wiederholen“.
Wesentlich praxisgerechter ist es, notwendige Anpassungen „im Konzern zu buchen“ und somit automatisch bilanziell fortzuschreiben. Eine besondere Bedeutung haben Anpassungen im Anlagevermögen, bei denen auch die hieraus resultierenden Abschreibungen anzupassen sind.
Die Eliminierung von konzerninternen Liefer- und Leistungsbeziehungen
Schon die Meldung der konzerninternen Umsätze ist im kommunalen Konzern ungleich schwieriger und aufwendiger als im privatwirtschaftlichen Konzern. Organisatorisch ist hier die Partner-buchhaltung (Kasse) gefordert. Die Daten müssen daher unabhängig von denen der Geschäftsbuchhaltung (Hauptbuch) in die Software eingespielt werden können.
Neben der klassischen Schulden- und Aufwands-/Ertrags-Konsolidierung gibt es eine Reihe weiterer Aspekte, die in der Software in adäquater Weise behandelt werden müssen:
- Periodenverschiebungen
Häufiges Problem: Falsche Perioden-Zuordnung als „kamerales Erbe“
- Investitionszuschüsse der Kommune an den Betrieb
Hier ARAP, dort SOPO
- Gewinnausschüttungen des Betriebs
Hier Gewinnverwendung, dort Ertrag
- konzerninterner Anlagenverkauf (mit zu eliminierenden Zwischenergebnissen)
Beteiligungen, Grundstücke, Anlagen aus Eigenleistung
- konzerninterne Ausleihungen
Hier Finanzanlage, dort Verbindlichkeit
- Leistungsbeziehungen zwischen „Brutto- und Nettobuchern“
Ertrag netto, Aufwand brutto (bei BgA aber wieder netto)
Die Kapital-Konsolidierung
Selbstverständliches Leistungsmerkmal einer Konsolidierungslösung ist die automatische Durchführung der Kapitalkonsolidierung.
Die Cashflow-Rechnung
Die Cashflowrechnung wird nach DRS2 automatisch aus der Bestandsveränderung (aus der Bilanz des laufenden Jahres und des Vorjahres), der Ergebnisrechnung und dem Anlagenspiegel abgeleitet.
Die Organisation des Gesamtabschlusses
Im kommunalen Konzern ist – anders als im privatwirtschaftlichen Konzern – eine verbindliche Planung der Konsolidierungsabläufe kaum durchführbar. Schon ein einheitlicher Buchungsschluss scheitert an den Erfordernissen der Praxis.
Ein Beispiel: die Stadtwerke. Hier kann das Jahr in der Regel erst im April oder Mai des Folgejahres abgeschlossen werden, wenn die Energieabrechnung vorliegt und die Konzessionsabgaben ermittelt werden können.
Auf der „Baustelle Gesamtabschluss“ muss daher an vielen Stellen gleichzeitig gearbeitet werden können: Während wir noch auf die Ansatz- Anpassungen des Seniorenzentrums warten, können die Liefer- und Leistungsbeziehungen zwischen den Stadtwerken und dem Zoo schon abgestimmt werden.
Schön also, wenn die Software keinen festen Phasenplan vorschreibt und wenn auch die Konsolidierungsrechnung „im Fluge“ erfolgt. Abstimmungen, Buchungen und Auswertungen sollten jederzeit möglich sein.
Der Lieferumfang der Software
Im kommunalen Konzern sind die Grundzüge der Konsolidierung durch die (länderspezifische) Kommunalgesetzgebung verbindlich vorgegeben. Daher kann man erwarten, dass die Software „arbeitsfertig“ – mit allen Einstellungen nach den Vorschriften des jeweiligen Kommunalrechts – geliefert wird.
Ebenso besteht keine Notwendigkeit, für jede Kommune einen individuellen Konzernkontenplan (Positionenplan) zu entwickeln. Dieser ist durch die kommunalen Haushaltsverordnungen vorgegeben und sollte im Lieferumfang der Software enthalten sein.
Beratungsbedarf
Üblicherweise steht nur in großen Kommunen eigenes Personal für die Aufstellung des Gesamtabschlusses zur Verfügung. Häufig muss der Gesamtabschluss „nebenbei“ (neben Haushaltsplanung, Jahresabschluss und laufendem Buchungsgeschäft) – und ohne spezielle Kenntnisse und Erfahrungen – durchgeführt werden.
Daher muss eine kommunale Konsolidierungslösung einfach und intuitiv aufgebaut sein und den Benutzer „führen“. Nur auf diese Weise ist die Kommune in der Lage, ihren Gesamtabschluss wirklich selbst zu schaffen.
Praktische Erfahrungen zeigen, dass der Beratungsbedarf in einer mittelgroßen Kommune eher bei 4 bis 5 als bei 20, 30 oder gar 100 Tagen liegt.