"Keine Buchung ohne Beleg": Diesen Grundsatz kennen wir. Merkwürdigerweise ist es beim Gesamtabschluss durchaus üblich, "frei schwebend" mit Umbuchungen und Hinzu‑/Herausrechnungen umzugehen.
Bei uns aber nicht.
Für alles was wir im Gesamtabschluss tun - gleichgültig, ob es um die Betriebs- oder um die Delta-Buchführung geht - richten wir entsprechende Belege ein.
Jeder Beleg bezieht sich auf einen bestimmten (abgrenzbaren) Sachverhalt. Wir können sagen, dass der Beleg diesen Sachverhalt "konkretisiert".
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Ein Beispiel: Wir beziehen uns auf den Sachverhalt "Eliminierung von Aufwendungen und Erträgen aus Stromlieferungen der Stadt-werke" und richten für jeden betroffenen Betrieb einen Beleg "Stromlieferungen der Stadtwerke" ein. |
Vielleicht entschließen wir uns sogar, diese Belege für alle Betriebe einzurichten - auch wenn es gar keine Stromliefe-rungen gab. Einige Belege werden dann "unbebucht" bleiben. Wir haben damit aber dokumentiert, dass es beispielsweise zwischen den Stadtwerken und dem Kulturbetrieb tatsächlich keine Stromlieferungen gab (was uns natürlich ein bisschen wundert und wozu wir vielleicht ein paar begründende Worte in den Beleg-Text schreiben).
Mit unserer Beleg-Organisation erreichen wir zweierlei:
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Sobald ein Beleg abgearbeitet ist, lassen wir uns diesen "fertig" melden. Auf diese Weise haben jederzeit einen guten Überblick darüber, welche Meldungen und Buchungen noch ausstehen.
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Natürlich kann ein Beleg erst dann "fertig" gemeldet werden, wenn er (in einer gewissen, noch näher zu spezifizierenden Weise) "zu null aufgeht". Auf diese Weise stellen wir sicher, dass "alles zusammenpasst".